Для українського бізнесу віддалена робота стала звичайним форматом ще за часів пандемії COVID-19. Після початку повномасштабної війни ця тенденція укріпилася і, за прогнозами експертів, залишиться в Україні надовго. Про це говорить і нещодавно ухвалений законопроєкт про нестандартні форми зайнятості, який регулює фріланс. Серед професій, в яких найбільша кількість віддалених позицій, — маркетингові, креативні та IT-спеціальності, HR, а також менеджери з продажів.

Якщо десь це вимушені міри, то глобально віддалена робота залишається популярною через ефективність формату. Дослідження показують, що спеціалісти, які працюють з дому, відволікаються на 15% рідше, а загалом щомісяця працюють на 1,4 дні більше. Стенфордський університет, який вивчав віддалену роботу ще до пандемії, зробив висновок, що працівники, які мають змогу працювати віддалено, більш задоволені роботою, і звільняються на 50% рідше.

Проте, незважаючи на очевидні плюси, управління віддаленими командами має ряд викликів. Керівникам і HR-менеджерам складніше ефективно організувати роботу віддаленої команди, підтримувати вмотивованість та здорову атмосферу. Постають питання відстеження ефективності та трекінгу робочого часу. В цьому матеріалі команда Neemb зібрала 5 основних принципів ефективних віддалених команд та кілька лайфгаків, які допоможуть подолати всі виклики. 

Принцип 1. Якісна та відкрита комунікація

Без здорової та відкритої комунікації співробітники відчувають себе поза командою. Це залишає негативний відбиток на їхній залученості та лояльність до бренду роботодавця. Як змінити ситуацію? 

Оптимізуйте робочі інструменти

Велика кількість меседжерів та інших робочих інструментів відволікає і демотивує. Складіть список всіх програм, які ви використовуєте в роботі команди: один меседжер, один сервіс для дзвінків, один простір для зберігання документів та медіафайлів тощо. Це підвищить залученість команди в процеси, швидкість реагування на повідомлення, покращить розділення робочого та особистого простору. 

Ідея: В таких сервісах, як Google Meets можна використовувати бекграунди для того, щоб сховати задній фон, розтопити кригу на початку відеодзвінка або кастомізувати відеокартинку під неформальні зустрічі з командою. 

Приділяйте більше часу комунікації 

Нестача спілкування призводить до зменшення довіри та лояльності до компанії, нерозуміння процесів, вигорання та пліток. Задача ефективних керівників — дати співробітникам відчуття, що вони є частиною команди. Як це зробити на практиці? 

Робіть регулярні зустрічі з відеозв’язком та увімкненими камерами, наприклад, для обговорення результатів тижня та планів на наступний. Або раз на місяць робіть кол, щоб обговорити новини компанії, показати результати роботи, перевірити досягання стратегічних цілей тощо. Не забувайте й про зустрічі one to one. Але не перестарайтесь: якщо термінове питання можна вирішити за допомогою пошти чи меседжеру, не потрібно організовувати черговий zoom.

Ідея: Сегментація каналів для комунікації допоможе побудувати дружні зв’язки між співробітниками, а також не губити важливі повідомлення. В команді Neemb є кілька чатів: для загальних питань та сповіщення всієї команди, для обговорення поточних задач та процесів, а також окремий неформальний чат для всіх, де можна ділитися особистими інсайтами, новинами та мемчиками.  

Подумайте про командоутворення

Живе спілкування допомагає команді обмінюватися досвідом і досягати взаємного розуміння. У дослідженні, опублікованому в журналі Journal of Organizational Behavior, демонструють взаємозв’язок між проактивністю працівників та їхніми робочими результатами, зокрема, продуктивністю. Дослідники запевняють, що працівники, які мали хороші взаємини з колегами, були більш задоволені своєю роботою та продуктивніші, ніж ті, хто не мав таких відносин.

Проводьте корпоративні навчання, тренінги або вебінари. Вони можуть стосуватися як суто робочих моментів, так і особистого розвитку. 

Ідея: У багатьох компаніях існують корпоративні курси англійської мови. Зробіть їх не стандартними, а з елементами тімбілдінгу. Нехай співробітники під модераторством англомовного викладача вгадують цікаві факти один про одного або грають в ігри. А в кінці — робота над помилками і граматикою. 

Принцип 2. Прозорі та чіткі цілі, гнучкість у досягнені

Просто написані цілі без конкретних дій, скоріш за все так і залишаться на папері. Саме тому існують різні підходи щодо планування та постановки цілей: Agile, SMART, OKR, KPI тощо. Вони можуть комбінуватися або навіть бути частиною одна одної. Розглянемо три найпопулярніші підходи.

OKR

В основі методології OKR лежить ідея, що вся команда повинна зосередитися на конкретних цілях та регулярно вимірювати їхній прогрес. Самі ж цілі мають бути узгодженими з візією компанії. На практиці методологія складається з двох компонентів: цілей і ключових результатів, за допомогою яких можна оцінити прогрес у досягненні цих цілей. 

Однією з переваг методології OKR є те, що вона сприяє прозорості та злагодженості всередині команд. Завдяки зрозумілим та легкими для вимірювання цілям члени команди можуть бачити, як їхня робота сприяє досягненню більш стратегічної мети компанії.

SMART цілі

Ідея SMART цілей в тому, що вони мають бути конкретними, вимірюваними, досяжними, реалістичними та з чітко визначеними дедлайнами.

Переконавшись, що цілі є актуальними та досяжними, члени команди можуть зосередити свої зусилля на проєктах, які приведуть компанію до кінцевої мети. Перевагою цього підходу є те, що кожен співробітник залишається сфокусованим і має чітке розуміння плану дій.

Agile

Філософія Agile — це методологія гнучкої розробки програмного забезпечення, яка поширилась і на інші сфери діджитал. Вона передбачає гнучкість, колективну роботу та  постійне вдосконалення. Це стосується як управління проєктом загалом, так і постановки цілей, як невіддільної частини роботи. 

За Agile короткострокові цілі встановлюються в рамках спринтів, які зазвичай тривають від двох до чотирьох тижнів. Однією з переваг гнучкого встановлення цілей є те, що воно дозволяє командам швидко адаптуватися до змін і зовнішніх обставин. Розбиваючи цілі на дрібні завдання, якими можна управляти, співробітники легко регулюють пріоритети в роботі.

Який би підхід до постановки цілей ви не обрали, важливо адаптувати його під потреби і характер команди. Чим простіше — тим краще. Те саме стосується й інструменту для спільної роботи над цілями та відстеження прогресу. Neemb — інтуїтивно зрозумілий та зручний, створений під потреби діджитал команд і може замінити кілька різних типів сервісів актуальним функціоналом. У Neemb учасники команди можуть спільно працювати над проєктами, ставити цілі та трекати їх виконання з оцінкою ефективності.

Ідея: Досягнувши цілей, відсвяткуйте це з командою. Це може бути як персоналізована винагорода учаснику, який зробив значний внесок у досягнення цілі команди, так і колективне визнання. В першому випадку можна публічно оголосити співробітнику подяку, зробити йому невеликий подарунок (подарункову карту, наприклад) або вихідний. В другому — замовити кожному учаснику піцу або напої з доставкою додому або навіть просто надіслати групове повідомлення з подякою за роботу.

Принцип 3. Прозорість та довіра 

Стосунки віддалених команд часто будуються на довірі — керівник не може знати, чим співробітник займається в той чи інший момент робочого часу. Побудова довіри розпочинається з чітких та зрозумілих комунікацій, постановки цілей, а також тайм-менеджменту. 

Грамотне використання трекінгу часу допоможе в цьому. Але тут важливо донести до співробітників, що це не контроль, а важливий інструмент для їхньої користі. Трекінг часу забезпечує працівникам гнучкість — вони можуть працювати де та коли завгодно за умови, що це не впливає на їхню ефективність та кількість виконаних задач. 

Керівникам же такий інструмент дозволить аналізувати продуктивність та час, витрачений на конкретні таски, щоб правильніше розподіляти ресурси. У сервісі Neemb є функція «Облік часу», яка допомагає це зробити. Окрім, власне, відстежування часу, витраченого на конкретні задачі, вона дозволяє оцінювати ресурси. А саме: які проєкти та задачі займають більше часу, скільки тасків зроблено, скільки в середньому працює співробітник.  

Віднедавна у Neemb оновився інтерфейс сторінки обліку часу. Тепер можна переглядати середнє значення робочих годин, приблизний час початку та закінчення робочого дня. Для працівника зручно зберігати work-life balance, а для керівника — бачити, в які години людина в основному працює і розподіляти навантаження відповідно до цього. Наприклад, якщо у команди з’являється новий іноземний клієнт з великою різницею у часі, логічно поставити на проєкт людей, робоча активність яких збігається із замовником.   

Принцип 4. Підтримка work-life баланс команди

Це варто винести окремим пунктом, оскільки у віддалених працівників відсутність балансу часто стає справжньою проблемою і головною причиною вигорання.

Обговорюйте з кожним учасником команди кордони щодо того, в які години їм можна писати, а коли — ні. Мотивуйте вчасно використовувати накопичені вихідні дні та відпустку. А головне — показуйте приклад. Коли працівники бачать, що менеджер або тімлід цінує та підтримує баланс між роботою та особистим життям, вони, швидше за все, також будуть вірно розставляти пріоритети.

Ідея: у деяких компаніях існує практика, коли співробітнику надається 5 днів вихідних на рік, не враховуючи відпустку. Ці дні можна використати, щоб зосередитися на особистих потребах, таких як відвідування лікаря чи SPA, проведення часу з сім’єю тощо. 

При цьому важливо усвідомлювати, що баланс між роботою та особистим життям — це не лише відпустка чи певна кількість відпрацьованих годин. Це загалом про підтримку загального добробуту працівників і їхнього розвитку як особистого, так і професійного. Чудово, якщо є можливість надати учасникам команди доступ до онлайн-курсів, конференцій або семінарів. Таким чином, ви допоможете їм розвивати нові навички та професійно рости, що може підвищити задоволеність роботою та покращити work-life баланс.

Принцип 5. Вдосконалене управління та планування

В ефективних віддалених командах кожному важливо розуміти межі своєї відповідальності, бачити прогрес, дедлайни, завантаженість. Для кожного менеджмент задач має свої плюси. Для працівників — розуміння загальної картини роботи та конкретних тасків. Для керівників — можливість бачити розподіл ресурсів та декомпозувати задачі. 

Без належного управління та планування командам може бути важко досягати своїх цілей та підтримувати позитивну динаміку. І навпаки, ефективний менеджмент допомагає максимізувати продуктивність команди. Оптимізуючи робочі процеси та перерозподіляючи ресурси, можна допомогти співробітникам досягти більшого з меншими зусиллями.  

В Neemb є все необхідне для командної роботи та менеджменту. Канбан дошки, календар, коментарі, облік часу. Це спрощує та покращує процес роботи для спеціалістів, а також допомагає керівникам підвищувати їхню ефективність. 

Однією з ключових особливостей Neemb є його інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, який дозволяє членам команди швидко освоїтися та почати співпрацю. Ще серед переваг сервісу — його гнучкість. Інструмент легко налаштувати відповідно до конкретних потреб і цілей будь-якої віддаленої діджитал команди. 

В сервісі можна обрати три варіанти побудови воркспейсу:

• класичний канбан — якщо подобається бачити задачі згрупованими за статусом їх виконання: to do / doing / done;
• календар — якщо звикли планувати всі задачі в календарі;
• список — універсальний спосіб переглядати всі задачі одразу.

Ефективний менеджмент: як команда Kukurudza адаптувала робочий простір в Neemb

Kukurudza — українська агенція з навчання контент-маркетингу. В команді працює понад 20 людей, які активно використовують Neemb для управління проєктами. Далі подивимось, як виглядає їхній робочий простір в сервісі. 

Перший спейс «Ретроспектива тижня» призначений для планування задач та звіту роботи. У стовпчику «План» співробітники прописують таски на конкретний період, використовуючи методологію OKR. 

Стовпчик «Ретро минулого тижня» — це звіт роботи за кожним членом команди та оцінка продуктивності. Аби швидко знайти потрібну картку, команда використовує фільтри за учасниками. 

Другий спейс «Продукти» із виглядом «Канбан» команда веде суто під задачі конкретних продуктів. У стовпчики з датами додаються картки з тасками, а після виконання переносяться у стовпчик «Done». 

Окрім цього, команда також користується функцією «Облік часу», щоб відстежувати виконані задачі та навантаження кожного співробітника в окремих проєктах. 

Ідея від Kukurudza: За результатами аналізу продуктивності кожен із співробітників виписує свої інсайти та успіхи: що було особливо добре, а що — не дуже. Таким чином, тімлід може вчасно помітити ознаки вигорання, запропонувати підтримку, перерозподілити задачі тощо.

Всі команди різні, тому при організації віддаленої роботи варто зважати на потреби конкретного колективу. Проте, навіть за умов невизначеності та постійних змін, якісна комунікація, чіткі цілі, довіра, підтримка та гнучкість у комбінації з простими та ефективними інструментами допоможуть покращити процеси, а також ефективно управляти командою.