Розповідаємо, як digital комьюніті планує командні та особисті задачі, та чим їм допомагає у цьому таск-менеджер Neemb.
Кожен, хто працює в сфері діджитал, погодиться із тим, що планування проєкту — це половина його успіху. Однак обрати стратегію і правильний інструмент для якісного планування буває важко. В цьому матеріалі розглянемо кілька прикладів візуального планування від представників української креативної індустрії.
Найпопулярніші методології планування
Але почнемо з фундаменту — стратегії планування. Scrum, Kanban, Agile — все це методології планування, які існують для того, щоб у кожного учасника команди в будь-який момент був доступ до інформації по всім задачам, статусам і дедлайнам.
Існує два базових підходи до планування: каскадні методи (Waterfall) та гнучкі методи (Agile).
Якщо ми використовуємо каскадні методи планування, це означає, що кожен наступний етап проєкту починається лише після того, як закінчується попередній. У випадку розробки сайту, наприклад, вам спочатку потрібно в деталях розписати технічне завдання і проєктну документацію, намалювати дизайн і погодити кожну кнопку майбутнього сайту, а лише потім починати його розробку. Цей метод має свої переваги для великих проєктів на зразок будівництва, однак для digital команд його головний недолік — у відсутності гнучкості.
Гнучкі методи планування або Agile дозволяють змінювати проєкт і вимоги до нього в процесі роботи. У випадку із розробкою сайту, ви можете запустити спочатку одну сторінку з основним офером, протестувати ідею, перевірити реакцію цільової аудиторії, а вже потім дороблювати і удосконалювати сайт, додаючи і змінюючи контент та функціонал.
При цьому важливо розбити всі задачі в рамках проєкту за пріорітетністю. Умовно, ви не можете запустити тестову сторінку сайту для продажу квитків на концерт без форми бронювання цього квитка. Тобто саме форма — функціонал покупки або бронювання — буде найвищим пріорітетом для такого проєкту.
Переваги Agile методів — саме в гнучкості. Запустивши тестовую сторінку із попереднім бронюванням квитків, ви маєте змогу проаналізувати поведінку покупців. І вже наступний функціонал зробити із врахуванням результатів аналізу — зручнішим і досконалішим. При цьому не треба чекати півроку до запуску повноцінного сайту. Достатньо двох-трьох тижнів, щоб протестувати саму ідею.
Agile, в свою чергу, також має кілька різних підходів. Найвідоміші з них — Scrum та Kanban — мають свої принципи і правила.
Планування за принципами Scrum
Цей метод гнучкого планування колись був розроблений спеціально для розробників програмного забезпечення, а згодом став популярний і для командного планування в діджитал сфері.
Особливістю Scrum є те, що в рамках роботи команди традиційно відбуваються декілька стандартних процесів — так званих подій:
Створення і наповнення беклогу
Беклог — це великий список задач в рамках проєкту. Він динамічний, а отже постійно оновлюється. Команда може додавати задачі або навіть прибирати деякі, які втрачають свою актуальність.
Пріорітизація беклогу
Коли є список задач, команда розподіляє їх за рівнем важливості для кінцевого результату. Як у випадку сайту для продажів квитків, де форма для бронювання цих квитків буде мати вищий пріорітет, ніж блок із відгуками попередніх відвідувачів.
Планування спринта
Простими словами, це планування двох найближчих тижнів (або може бути інша тривалість спринта) таким чином, щоб виконати за цей час частину задач з найвищим пріорітетом. Так, щоб в кінці спринта можна було побачити конкретний результат, протестувати його, і на основі аналізу приступати до наступних задач.
Стендапи
В рамках виконання спринта традиційними для Scrum є щоденні зустрічі команди — стендапи або дейлі. На цих зустрічах кожен учасник за пару хвилин розповідає, що він робив вчора, що буде робити сьогодні, і які є важливі питання в процесі роботи.
Спринт ревью
Це подія, яка завершує спринт і передбачає огляд усього, що було зроблено в рамках цих двох тижнів.
Ретроспектива
Як правило, проводиться після кожного спринта. На цій зустрічі команда аналізує, що було добре, що було погано і що потрібно змінити.
Планування за принципами Kanban
Kanban — ще один популярний метод гнучкого планування. Його головною особливістю є візуалізація процесу. Це означає, що всі задачі розподіляються на дошці у три колонки: “Беклог”, “В процесі”, “Готово”.
Всі задачі мають бути поміщені в беклог і почергово братись в роботу відповідальним співробітником. При цьому є ліміти за кількістю задач, які знаходяться в роботі. Одна людина не може працювати одночасно над 5 задачами. Максимум — дві. Нову задачу можна взяти з беклогу тоді, коли попередня завершена.
Таким чином, основні принципи Kanban:
- Візуалізація процесу,
- Обмеження кількості задач, які виконуються,
- Нові задачі додаються тоді, коли з’являється “вільне” місце на дошці.
Kanban також зручно використовувати для особистого планування саме завдяки його простоті і візуальній складовій. Однак, визначившись із методологією, потрібно ще обрати інструмент, який допоможе втілити її в життя. Інструментів існує набагато більше, ніж методів планування. Одні платні або умовно платні, інші перевантажені зайвим функціоналом, в третіх, навпаки, не вистачає потрібних функцій, а з четвертими досить складно розібратися.
Розглянемо на кількох кейсах, як різні команди і окремі представники діджитал сфери працюють з гнучкими методами планування та кастомізують їх під себе завдяки інструменту Neemb.
Як це виглядає на практиці: приклади планування в digital сфері
Neemb — це зручний таск-менеджер, який дозволяє планувати щоденну роботу з фіксацією часу та звітністю. Він розроблений спеціально для представників digital сфери і креативних індустрій, інтуїтивно зрозумілий навіть тим, хто раніше не використовував жодні інструменти для планування.
Кейс 1. Командне планування у вебстудії
У вебстудії невелика команда працює одночасно із декількома клієнтськими проєктами. Під кожного клієнта команда створює окремий проєкт в Neemb у вигляді Kanban дошки.
Найчастіше це три колонки: “To Do”, “In Progress” і “Done”. За потреби команда використовує додаткові колонки: “Доробити” та/або “Беклог” — для великих проєктів, де багато дрібних задач, які важливо зафіксувати.
Пріорітетні задачі, які вже потрібно виконувати, знаходяться в першій колонці — “To Do”.
Також команда частково, де це потрібно, використовує інструмент обліку часу, витраченого на ті чи інші задачі. Далі ця інформація аналізується на ретроспективі.
Кейс 2. Командне планування у відеопродакшн студії
Той самий Kanban може дуже відрізнятися в залежності від потреб і побажань команди, яка працює за гнучкою методологією. У цієї команди традиційна дошка об’єднана із календарним плануванням. Виглядає це наступним чином.
Перша колонка “Пріорітети” — це всі плани на місяць і ті ж задачі, розподілені потижнево. Далі команда використовує карточку поточного тижня і розподіляє задачі з цієї карточки на кожен день, починаючи з понеділка (друга колонка). Це основний спосіб планування командних задач.
Третя колонка — “Проєкти”. За допомогою неї команда тестує можливість відслідковувати витрати часу на кожен конкретний Youtube канал, включно з організаційними моментами і комунікаціями з замовником.
Також команда використовує Neemb для спільної роботи з відео. Наприклад, потрібно оптимізувати відео, які вже є на Youtube каналі. Для цього команда експериментує з обкладинками і заголовками до відео, підбираючи найбільш вдалу комбінацію. В окремій карточці задачі, доступній для всіх учасників команди, зручно додавати коментарі, ідеї, а також ставити відмітки щодо того, які варіанти вже тестували, і що спрацювало найкраще.
Кейс 3. Особисте планування дизайнера на фрілансі
Незалежні спеціалісти креативних індустрій, як правило, теж працюють одночасно з декількома замовниками. Тому планування не менш важливе, ніж при роботі в команді.
В даному випадку дизайнер обрав для себе наступний шлях. Всі задачі різних проєктів включаються в єдиний особистий воркспейс у вигляді Kanban дошки. В першу чергу тут відслідковуються статуси і пріорітетність задач, а візуальне оформлення карточок з використанням різних емодзі допомогає швидко ідентифікувати потрібну карточку і робить процес веселішим.
У колонці “Беклог” дизайнер розміщує всі ідеї та задачі на майбутнє. Щопонеділка у колонці “Зробити” формулює завдання на найближчий тиждень. Далі в колонку “В процесі” перетягуються карточки задач, над якими він працює в данний момент.
Корисна для фрілансу функція — таймер або облік часу. В даному кейсі дизайнер працює за погодинною оплатою, тому таймер важливий для розуміння, скільки часу зайняла кожна клієнтська задача. Як це виглядає — видно на скріні в колонці “В процесі” та нижньому правому кутку.
Додаткові колонки, які дизайнер створив під власні потреби:
“В перегляді” — клієнтські проєкти, що знаходяться на етапі погодження або очікують фідбеку від замовника. Для спеціаліста, який працює самостійно, важливо розуміти, що задача зроблена, але ще не закрита — знаходиться в статусі затвердження.
“Блоковано” — це задачі, по яким неможливо рухатись далі без уточнень або відповіді зі сторони замовника. В самій карточці задачі додається коментар, чому саме вона не виконується.
Остання колонка — традиційна для Kanban —”Виконані завдання”. В Neemb такі задачі переміщаються в архів автоматично через 14 днів. Це зручно, аби карточки не накопичувалися і не заважали візуально.
Кейс 4. Особисте і командне планування HR спеціалиста
Ще один цікавий приклад кастомізації Kanban дошки під себе — від спеціаліста з HR відділу медіа-компанії. Тут бачимо 4 колонки:
Пріорітети, де формуються план на місяць та звернення від співробітників, які в HR важливо фіксувати.
“То do” — тут планується поточний тиждень. Одна карточка — один робочий тиждень. Таке календарне планування зручно для тих, хто любить бачити в кінці дня конкретний результат і розуміти, на скільки продуктивно пройшов день.
“In Progress” — ставиться план на день і впродовж всього робочого часу використовується таймер. Нижче, на другому скріні, можна побачити розклад одного дня.
“Done” — туди переноситься карточка по завершенню робочого дня.
Є додаткова колонка “Відкладено”, але вона наразі використовується рідко в даному кейсі.
А ось так виглядає карточка задачі, яку HR спеціаліст використовує як карточку дня. Тут задачі на день — це підзадачі карточки (справа). Функціонал дозволяє під кожну задачу та підзадачу створити окремо карточку з описом та вкладенням. Але в данному кейсі користувачу зручніше не переходити на окремі картки підзавдань, а всі коментарі просто писати в загальній карточці (зліва).
Цікавий приклад кастомізації тут також у тому, що користувач не прибирає карточки тижня з колонки To Do впродовж місяця. Таким чином, можна швидко знайти інформацію і підготувати ретроспективу. Лише після цього тижневі плани переносяться в колонку Done.
Підсумок
Якою б методологією ви не користувалися при командному чи особистому плануванні, важливо, щоб вам було зручно. А для цього потрібно підібрати простий інструмент, який може підлаштовуватись під ваші потреби і специфіку вашої команди. Чотири продемонстровані кейси показують, як по-різному можна використовувати, здавалося б, одну і ту ж гнучку методологію планування. І наскільки легко це зробити за допомогою таск-менеджера Neemb.
