Будь-яка криза породжує сильні емоції та стрес. Через це нам складно чітко мислити та приймати раціональні рішення. Ситуація часто непередбачувана і швидко змінюється, тому важко спрогнозувати, що буде через місяць.

Криза, яку переживаємо ми зараз, порушує нормальну життєдіяльність, що вже й казати про шкоду для роботи, бізнесу, управлінню проєктами. Ця невизначеність ускладнює оцінку ресурсів, необхідних для врегулювання ситуації локально, і часу, який знадобиться, щоб повернутися до нормального стану.

Нарешті, у кризових ситуаціях часто бракує точної або повної інформації, що може ускладнити розуміння повного масштабу проблеми та визначення найкращого курсу дій.

Отже, коли виникає криза, нам важко ефективно планувати через непередбачуваність, невизначеність, сильний стрес і брак інформації, які часто супроводжують ці ситуації.

Водночас планування допомагає нам впоратися з емоційним спадом. Перше, і найважливіше — це дає відчуття контролю. Наявність плану може зменшити почуття безпорадності та невизначеності, а також уникнути тривоги та стресу. Коли ми розбиваємо великі завдання на менші, керовані частини, це також дозволяє передбачити й підготуватися до потенційних викликів.

Завдяки плануванню можна визначити пріоритети і зосередитися на найважливіших і термінових питаннях. Це зменшує переповненість та розгубленість, зате забезпечує відчуття напрямку руху. Виконуючи завдання та досягаючи цілей згідно із планом, ми бачимо прогрес, а це підвищує моральний дух і мотивацію навіть у важкі часи.

В цій статті ми сфокусуємось саме на управлінні проєктами. Розуміючи, наскільки важливе планування в період невизначеності, з’являється багато інших запитань. З чого почати планувати? Яка методологія підійде найкраще? Які таск-менеджери обрати, щоб було зрозуміло і швидко, без додаткового стресу від незнайомого інструменту? 

Чому саме Agile?

Розглянемо на прикладі Agile. Це методологія управління проєктами, яка фокусується саме на гнучкості та адаптивності. Її принцип полягає в тому, щоб допомогти командам та окремим менеджерам справлятися з невизначеністю та постійними змінами. В Agile це досягається дробленням роботи на невеликі задачі та постійним переглядом плану і його коригуванням плану за потреби.

Однією із ключових ідей Agile є концепція “спринтів”, тобто коротких, обмежених у часі періодів, протягом яких виконується певний об’єм роботи — набір завдань. Наприкінці кожного спринту команда переглядає свій прогрес і вносить корективи в план наступного спринту на основі того, чого вони навчилися. Це дозволяє швидко реагувати на зміни в проєкті чи середовищі, а також бути впевненими, що команда завжди працює над актуальними важливими завданнями.

Для роботи в команді є ще одна важлива перевага Agile — це зосередженість на співпраці та постійній комунікації, навіть за умови віддаленої роботи. Гнучкі команди складаються з міжфункціональних учасників, які тісно співпрацюють для досягнення спільної мети. Це допомагає переконатися, що у всіх одна мета, а будь-які проблеми чи перешкоди можна швидко виявити та вирішити.

Крім того, Agile також передбачає регулярні перевірки та ретроспективи, де команда розмірковує про свою роботу та визначає моменти, які потрібно вдосконалити. Це дозволяє зосереджуватися на створенні цінності та постійно шукати шляхи вдосконалення процесів.

Загалом, Agile є потужним інструментом для боротьби з невизначеністю. Метологія забезпечує основу для управління змінами та адаптації до нової інформації, а також сприяє співпраці та спілкуванню між членами команди. Завдяки гнучкості команди та окремі менеджери можуть швидко й ефективно реагувати на виклики та досягати хороших результатів у невизначеному середовищі.

Що про це говорять дослідження?

Користь гнучких методологій в період невизначеності підтверджується багатьма дослідженнями. Так, наприклад, міжнародна консалтингова компанія McKinsey & Company визначила, що Agile на 30% – 50% покращує ефективність роботи з точки зору швидкості, досягнення цілей і передбачуваності. Особливо гнучке управління пріорітетне у кризові періоди, коли необхідно постійно адаптуватися до нових зовнішніх умов і коливань ринку.

Загалом, всі досліди в цій сфері зводяться до того, що Agile допомагає командам та окремим менеджерам краще розуміти невизначеність і керувати нею, забезпечуючи чітку структуру для прийняття рішень.

Інше дослідження, проведене Університетом штату Північна Кароліна безвідносно до Agile, виявило, що люди, яким вдається поєднувати життя “тут і зараз” із плануванням майбутнього, найкраще здатні долати щоденний стрес, і менше піддаються негативним настроям. 

Як планувати із Agile?

Отже, гнучкість — це одна із основних переваг методології Agile. Вона дозволяє вносити зміни в проєкт на будь-якому етапі роботи. Це забезпечує більш адаптивний підхід до вирішення проблем, які виникають непередбачувано, і призводить до кращих результатів.

Використання Agile для командної та індивідуальної роботи мають однакові принципи, але є і деякі відмінності:

І в тому, і в іншому випадках необхідне створення беклогу — це всі задачі, які потрібно виконати. Далі потрібно визначити пріоритетність кожного завдання. Після цього процес роботи візуалізується на Kanban дошці, розподіляючи всі завдання на колонки “Зробити”, “В процесі”, “Готово” або можуть бути інші варіанти. І, нарешті, в процесі виконання завдань важливо відслідковувати і візуалізувати прогрес та корегувати план за потреби.

У випадку команди гнучкі методології використовуються для спільної роботи кількох людей. Кожен учасник команди бере на себе певні ролі та обов’язки, а прогрес відстежується на регулярних зустрічах, таких як планування спринту та ретроспективи.

Під час індивідуальної роботи основна увага приділяється особистій продуктивності та самоорганізації. Тобто  фокус з роботи у команді зміщається на персональні зони відповідальності за управління завданнями, а також за прогрес і адаптацію. Менше уваги приділяється комунікації та співпраці, а більше — особистому плануванню.

Важливо пам’ятати, що Agile можна адаптувати відповідно до конкретних потреб кожного проєкту, команди чи окремої людини. В загальному ж випадку процес роботи за методологією виглядає наступним чином.

Планування у команді

1. Створення беклогу — списку усієї роботи, яку потрібно виконати для проєкту. Задачі слід розставити за важливістю та впорядкувати, враховуючи залежності між ними.
   
2. Проведення із командою зустрічі з планування, де обговорюється беклог та планується спринт, протягом якого буде виконано конкретний набір завдань із беклогу. Бажано окрім команди запрошувати на цю зустріч і інші зацікавлені сторони (наприклад, замовника).
3. Кожне завдання спринту закріплюється за відповідальною особою — учасником команди.
4. Відстеження прогресу. Зазвичай в командах відбуваються щоденні зустрічі, на яких відстежується прогрес і виявляються будь-які проблеми, які стоять на його заваді.
5. Наприкінці кожного спринту проводиться ретроспективна зустріч, на якій обговорюється, що вийшло добре, що ні, і що можна покращити в наступному спринті.
6. Повторити попередні 5 кроків. І так доти, доки проєкт не буде завершено.

Досвід проєктної команди Neemb

Від самого початку розробки, команда Neemb працювала за принципами Agile, плануючи роботу 2-тижневими спринтами. Початок повномасштабної війни в Україні змусив команду неодноразово проявляти і розвивати гнучкість. Починаючи з того, що змінилась стратегія монетизації продукту, і закінчуючи тим, що команда повністю перейшла на віддалену роботу і з осені змушена підлаштовуватись під систематичні вікдлючення світла.

За рахунок планування задач і постійної синхронізації всередині команди, вдалося не просто зберегти темпи розробки, а й пришвидшити реліз деяких важливих функції, насамперед, whiteboard та webapp.

• Whiteboard — інструмент, який спрощує спільну роботу над стратегіями та інтелект-картами.
• Webapp — дозволяє працювати в Neemb разом із колегами з мобільного без встановлення додатку просто через Telegram. Надважливе оновлення особливо в період, коли працювати часто доводиться будь-де та за будь-яких умов. 

Завдяки  злагодженій роботі та попереднім напрацюванням, нам вдалося досить легко змінити підхід і внести зміни у плани. Тож, гнучке планування з Agile повністю виправдало себе у період невизначеності.  

Планування індивідуальної роботи

1. Створення беклогу, аналогічно тому, як він створюється в команді. Тобто, прописуються всі завдання, які вам потрібно виконати.
2. Налаштування Kanban дошки. Це візуалізація ваших завдань, зазвичай розділених на такі стовпці, як «Зробити», «В процесі» та «Готово».
3. Обмеження поточних задач. Можна взяти за правило працювати не більш ніж із 3 задачами одночасно. Таке обмеження допоможе краще зосередитися та уникнути стресу через багатозадачность.
4. Переміщення завдань на дошці: коли ви виконуєте завдання, переміщуйте їх зліва направо на дошці, від колонки «Зробити» до «В процесі» та далі «Готово».
5. Перегляд і корегування. На зразок ретроспективи для команд, наприкінці кожного дня чи тижня виділіть час, щоб переглянути свій прогрес та поміркувати про те, що спрацювало, а що потрібно покращити. За потреби внесіть корективи у свій процес.
6. Повторення попередніх 5 кроків кожного дня/тижня під час роботи над своїми завданнями.

Kanban дошку зручно вести у таск-менеджері. Neemb, навідміну від більшості з них, не потребує тривалого часу на адаптацію та реєстрацію. Далі покажемо, як саме працювати із ним. 

Чи можна використовувати Agile для особистих, не робочих, задач?

Звісно. Наприклад, при ремонті квартири, переїзді або плануванні великого сімейного свята тощо можна використовувати ту ж саму схему, що і для індивідуальної роботи.

Використовуючи Agile для особистих задач, ви єдині відповідаєте за планування. Це може вимагати трохи іншого мислення та підходу, ніж під час роботи в групі. Однак, це виховує самомотивацію та самодисципліну. Може також знадобитися більше самоаналізу, оскільки працюючи самостійно, ви не отримуєте зворотній зв’язок від команди. Зрештою, все це опосередковано також впливає на кращий психологічний стан і допомагає справитися в кризові часи.

Agile можна використовувати для вирішення практично будь-яких завдань, а особливо ефектина метологія в таких випадках:

• Особисті фінанси — створення бюджету, відстеження витрат і планування довгострокових фінансових цілей.
• Особистий розвиток — встановлення цілей, планування дій і відстеження прогресу в таких сферах, як навчання новим навичкам, вправи або читання.
• Робота по дому — створення графіку прибирання, упорядкування дому і планування ремонту.
• Сім’я та друзі — планування часу для сім’ї та друзів та планування спеціальних подій.
• Здоров’я та самопочуття —- створення плану здоров’я, графік записів на прийом до лікаря та відстеження прогресу у таких сферах, як фізичні вправи, дієта та керування стресом.
• Розвиток кар’єри — встановлення кар’єрних цілей, планування кроків в цьому напрямку і відстеження прогресу в таких сферах, як нетворкінг, пошук роботи або розвиток потрібних навичок.

Як планувати роботу та особисте життя в Neemb?

Під кожну велику задачу або, наприклад, під кожен проєкт у Neemb створюється окремий проєкт у вигляді Kanban дошки. Як вже писали вище, це колонки To Do, In progress, Done.

Якщо проєкт тривалий і об’ємний, може бути колонка беклог. Діджитал-студії також часто додають колонку “Тестування”.

Ось приклад використання Neemb для кількох робочих проєктів, а також для особистих задач.

Тут класична колонка To Do поділяється на дві: “To Do Work” і “To Do Personal”, а беклог замінений на колонку “Next Week” — те, що потрібно буде виконати на наступному тижні. 

Кожен проєкт складається із певної кількості задач. Для кожної з них окремо створюється карточка в Neemb, з описом, відповідальною особою, пріорітетністю і дедлайном. Також можуть бути підзадачі. 

Кожній задачі можна присвоїти мітку. В даному прикладі мітками визначено, до якого проєкту належить задача. Однак, досить часто, для кожного окремого проєкту створюється окрема колонка або й окрема дошка. Все залежить від індивідуальних побажань та потреб особи чи команди, яка працює в таск-менеджері.

Для великих проєктів, над якими працює команда, важливою є функція тайм-трекінгу. Для тої ж діджитал-студії зручно, коли в кінці місяця можна вигрузити часову навантаженість по кожному учаснику команди з розподіленням по кожному клієнтському проєкту.

Підсумовуючи, ще раз нагадаємо, що Agile — це гнучка методологія, яку можливо легко адаптувати під свою роботу і життя. Впровадити її у робочий процес та особисте життя допоможе Neemb. Використання гнучкого планування для робочих та особистих завдань може бути ефективним способом залишатися організованим в період невизначеності, мислити раціонально та навіть справлятися зі стресом у кризових ситуаціях. 

Фляк Олег

Head of Neemb